Differenza tra MPS e Noleggio Operativo

Qual è la differenza tra MPS (Managed Print Services ) e Noleggio Operativo nei riguardi della stampa di documenti in ufficio?

Entrambi offrono gli stessi benefici di tipo finanziario, contabile e fiscale:

• Le stampanti, i fotocopiatori e le stampanti Multifunzione non vengono acquistati quindi non ne viene acquisita la proprietà, non diventano cespiti soggetti ad ammortamento di 5 anni.
• Lasciano la possibilità di utilizzare i capitali nello sviluppo del business senza intaccare le linee di credito aziendali, pertanto non pesano sull’esposizione finanziaria dell’azienda.
• Sono deducibili totalmente ai fini IRAP, perché è un’erogazione di servizio, come una normale bolletta telefonica mensile.
• Forniscono una previsione di spesa precisa e predeterminata.

Entrambi offrono la stessa flessibilità nella gestione del contratto:

• Consentono di avere beni tecnologicamente avanzati ed adeguati alle necessità aziendali, perché non ci sono legami ad investimenti effettuati e piani di ammortamento ancora in corso, se si presenta l’obsolescenza può essere subito superata.
• Possibilità di proroga del contratto oltre la scadenza e di upgrade in corso di contratto.

Soluzioni come il noleggio e il Managed Print Services non devono essere confuse con il leasing, con finanziamenti o locazioni finanziarie, perché seppur caratterizzate da rate mensili queste sono finalizzate all’acquisto e se avviene il trasferimento di proprietà non si può più contare su nessuno dei benefici elencati sopra.

Allora qual è la differenza tra Managed Print Services e Noleggio Operativo:

• Noleggio (Locazione operativa)
• MPS (Managed Print Services)

Il Managed Print Services è il noleggio arricchito di tutti i servizi di gestione e manutenzione del prodotto oggetto del contratto. Un contratto MPS infatti non prevede solamente il “diritto al godimento di un bene” come nel noleggio, ma anche l’erogazione da parte del fornitore di tutti i servizi annessi e connessi, delle parti di ricambio e dei prodotti di consumo.

Chi sceglie un contratto MPS sceglie di non gestire il bene e di non preoccuparsi dello stato di quel bene, ma di ottenere solamente i benefici legati alla sua utilità ed al suo utilizzo, demandando ogni responsabilità al fornitore scelto.

Per esempio, avere una stampante multifunzione a noleggio permette sicuramente di beneficiare di tutti gli aspetti finanziari e contabili, ma implica il doverlo gestire attraverso il reparto IT aziendale o tramite un fornitore esterno, con formule prepagate o a consuntivo, in ogni caso quantificate sul tempo dedicato dal fornitore stesso. Ciò che caratterizza questo scenario è il fatto che il multifunzione rimane un ambito sotto la responsabilità dell’IT interno e per questo un aspetto di cui preoccuparsi.

Se invece consideriamo la definizione pura di MPS, l’IT interno non lo tocca nemmeno il multifunzione ma è il fornitore a monitorare remotamente eventuali problematiche che emergono nel tempo e a intervenire proattivamente per risolvere guasti, per ripristinare i prodotti di consumo o per modificare le configurazioni necessarie per l’operatività aziendale. Sarà cura, responsabilità e intraprendenza del provider mantenere l’apparato efficiente, correttamente configurato dal punto di vista della sicurezza, verificare ed applicare gli aggiornamenti, produrre la reportistica analizzarla e presentarla al cliente ad intervalli regolari.

In una soluzione di questo tipo è necessario definire molto bene i limiti delle competenze e che siano ben chiari a tutte le parti in causa, questo perché la definizione canonica prevede l’erogazione dei servizi unlimited, all inclusive, 24h/24h 365gg. ma non tutti i fornitori sono strutturati per supportare questa modalità.

Nella realtà pratica delle cose possono delinearsi situazioni intermedie perché il fornitore ha i suoi limiti o per contenere la quota di canone. Questo servizio più è completo e più costa e la differenza con il noleggio può essere notevole.

Noleggio e Managed Print Services possono essere considerati due step successivi, il primo ha il senso di passare ad un’ottica diversa dall’acquisto che effettivamente, visti i coefficienti applicati, risulta molto vantaggiosa, il secondo ha il senso di spingersi oltre e “noleggiare anche il personale IT”.

Perché farlo?

Il dimensionamento del reparto IT, il numero e complessità dei sistemi da gestire e il budget a disposizione, fanno si che ogni azienda sia una realtà sé stante, per questo le motivazioni alla base di una scelta possono essere molto diverse.

Il denominatore comune è che tutte le scelte che ruotano attorno all’MPS partono da confronti sul costo del personale, perché come abbiamo detto la differenza con il noleggio è la presenza delle prestazioni tecniche.

Si sente ogni giorno di carenza di risorse e di budget che non permettono di sostenere nuovi stipendi e nella necessità di prestazioni tecniche questa può essere la soluzione.