La sicurezza dei sistemi di stampa ai tempi del GDPR

La sicurezza dei sistemi di stampa ai tempi del GDPR

A fianco di contesti dove la digitalizzazione spinge le aziende ad innovare le proprie infrastrutture IT ed i propri modelli di business, troviamo delle organizzazioni o degli interi settori merceologici che utilizzano in modo sistematico la stampa su carta, vuoi per tipologia di attività, vuoi per abitudine, o anche obbligo normativo.

Questa disomogeneità è normale, il paradigma della digitalizzazione del lavoro e dei processi produttivi è un mantra dei nostri tempi: tutti abbiamo sotto gli occhi aziende rifiorite o in forte espansione grazie ai molteplici vantaggi del digital ed altre che sono invece ancora molto indietro.

I flussi di stampa controllati

Le stampe dovrebbero essere rilasciate dal sistema di stampa solo in presenza, presso la multifunzione, dell’utente che ha lanciato la stampa e che dovrà autenticarsi tramite id e password o anche tramite badge. Il software di Print Management dovrebbe gestire anche gli errori delle stampanti, evitando che un documento possa essere rilasciato inaspettatamente dopo la risoluzione di un qualsiasi possibile malfunzionamento. Come ulteriore fattore di sicurezza si può ricorrere all’applicazione di filigrane e firme digitali sul documento, per una diretta identificazione della sorgente o per la marcatura di stampe riservate.

Il coinvolgimento attivo delle persone

Gli addetti dovrebbero conoscere tutte le funzionalità del sistema di printing e contribuire alla razionale gestione del processo. Ad esempio ogni utente dovrebbe attendere il termine della propria stampa per ritirare i documenti evitando di lasciare qualsiasi sorta di informazione incustodita sul vassoio di stampa o fare log out dalla multifunzione prima di allontanarsi una volta terminato il lavoro.

Tracciabilità dei lavori di stampa

Il fine di poter riscostruire a posteriori qualsiasi evento, è fondamentale che il software di Print Management tenga traccia dei lavori di stampa su registri informatici contenenti tutti i dati legati al documento. Il sistema tra l’altro dovrebbe anche consentire la cancellazione di qualsiasi informazione relativa ad uno specifico utente nel caso di richiesta di applicazione del diritto all’oblio.
 
Tutti hanno bisogno di utilizzare sistemi di stampa sicuri, sia le aziende e gli Enti che operano con processi altamente digitalizzati, sia che facciano ancora molto uso della carta. Ci sono delle organizzazioni dove non se ne può proprio fare a meno (ad esempio banche, difesa, sanità, Enti Governativi, ecc.) e ci sono poi anche le aziende che sempre di più vogliono proteggere e tutelare il proprio patrimonio informativo.